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le champ utilisateur correspond à votre adresse email

Découvrez l'interface d'accueil

Aperçu de l'interface d'accueil

Boîte de récéption :

Une fois connecté, vous accédez directement à la page des messages reçus.

Dans la colonne de gauche, vous pouvez trouver :

  • les messages reçus
  • les sous-dossier que vous aurez créé
  • les messages que vous avez envoyé
  • les messages indésirables
  • les messages que vous avez supprimé

Dans la partie de droite, vous pouvez visualiser très simplement tous les e-mails reçus ainsi que les informations suivantes :

  • l'objet
  • l'expéditeur
  • l’état lu ou non lu du message
  • les éventuelles marques apportées au message
  • la taille de chaque e-mail
  • la date à laquelle votre message a été reçu
  • la présence de pièces jointes (colonne avec le trombone, tout à droite).
  • Par défaut, certaines des colonnes citées n’apparaissent pas. Pour personnaliser votre boîte de réception, consultez la rubrique ci-dessous « options d'affichage et de tri ».

Pour vérifier si vous avez reçu de nouveaux emails, vous pouvez cliquer sur le bouton « Actualiser » dans la barre de menu grise en haut, ou vous pouvez appuyer directement sur la touche « u » de votre clavier.

Option d'affichage et de tri :

Pour accéder à cette option, veuillez cliquer sur l'icône en forme d'engrenage au dessus de votre liste de messages, à gauche de la colonne « Objet ».

Avec cette option, vous allez pouvoir :

  • Ajouter des colonnes à afficher
  • Ajouter un tri par défaut
  • Choisir l'ordre de ce tri
  • N'oubliez pas d'enregistrer votre sélection.

Options d'emails :

Le nombre d'emails non lu apparaît dans une petit bulle, à coté de « Messages reçu », dans la colonne de gauche. Un email non lu apparaît en gras dans la liste centrale des messages non lus.

Pour chacun de vos messages, en vous reportant à la barre de menu grise en haut, vous pouvez :

  • Répondre : vous répondez directement à l'expéditeur du message. Pour répondre à l'expéditeur, vous pouvez également appuyer sur la touche « r » de votre clavier.
  • Répondre à tous : vous répondez à l'expéditeur ainsi qu'a tous les destinataires présents dans les champs « A » et « Copie ». Pour répondre à tous, vous pouvez également cliquer sur la touche « R » de votre clavier.
  • Transférer : vous transférez l'email sélectionné au(x) destinataire(s) de votre choix. Pour transférer un email, vous pouvez également cliquer sur la touche « f » de votre clavier.
  • Supprimer : vous envoyez le(s) email(s) sélectionné(s) à la « Corbeille »
  • Indésirables : vous place le(s) email(s) sélectionné(s) directement dans la boîte du courrier indésirable.
  • Marquer : vous pouvez marquer un message comme lu, non lu, suivi ou non-suivi. Cela vous permet de mettre en avant certains de vos emails
  • Plus : avec cette option, vous pouvez imprimer un email ; télécharger un email en format .eml ; éditer un email en tant que nouveau message ce qui permet de conserver sa mise en page d'origine ; afficher la source complète d'un email et enfin ouvrir un email dans une nouvelle fenêtre.

  • Pour imprimer un email, vous pouvez également appuyer directement sur la touche « p » de votre clavier.

Autres options de mise en page :

Grâce à la barre de menu présente à la suite de votre liste de messages, vous pouvez :

  • Choisir entre l'affichage de la liste complète de vos messages, ou regrouper tous les messages faisant partie d'un même sujet (deux premiers icônes en partant de la gauche)
  • Sélectionner les message en fonction de différents critères (liste déroulante « sélectionner »)
  • Accéder à la liste des raccourcis clavier en cliquant sur l’icône du clavier
  • Choisir d'afficher sur votre page d'accueil la liste des message ou bien une partie de la liste et la visualisation de l'email sélectionné.

Sur le bas de la barre de menu sur fond bleu à gauche, vous pouvez :

  • Consulter la place qu'il vous reste sur votre boîte mail
  • Organiser vos dossiers : en cliquant sur l'engrenage « Actions du dossier » puis sur « organiser les dossiers », une nouvelle colonne s'ouvre, vous pouvez alors choisir quel dossiers apparaissent dans votre menu. Vous pouvez également créer de nouveaux dossiers en cliquant sur le « + ».
  • En cliquant sur l'engrenage « Actions du dossier » vous pouvez aussi cliquer sur « Compacter ». Cela vous permet de compresser les messages que vous avez archivés ou placé à la corbeille, afin de gagner de l'espace sur votre boîte mail.

Écrire un email

Écrire un email

Pour écrire un nouvel email, cliquez sur « Composer », dans la barre de menu grise en haut de page. Si vous êtes dans Paramètres ou dans votre Carnet d'adresse, vous ne voyez pas ce bouton. Cliquez alors sur l'enveloppe blanche « Courriel », dans le menu noir en haut, à gauche, vous pourrez alors trouver le bouton « Composer » . Vous pouvez également appuyer sur la touche « c » de votre clavier pour écrire un nouveau message.

Différentes options :

  • Vous pouvez ajouter des pièces jointes en les faisant glisser sur la partie droite, en cliquant sur « Joindre » dans la barre de menu grise en haut, ou en cliquant sur joindre un fichier à droite.
  • Attention : la taille maximum autorisée pour joindre un fichier sur le webmail est de 20 Mo.
  • Vous pouvez ajouter des contacts grâce à la colonne de gauche. Vous pouvez rechercher vos destinataires en cliquant sur le type de copie que vous souhaitez leur attribuer :
  • To+ : ajouter un destinataire direct.
  • Cc+ : ajouter un destinataire en copie simple.
  • Bcc+ : ajouter un destinataire en copie cachée. Les autres destinataires de l'email ne les verront pas.

Lorsque vous cliquez sur la flèche dans le coin en haut à gauche de la partie blanche vous pouvez :

  • Choisir le type d'éditeur : texte brut ou HTML (éditeur de type Word pour vous faciliter la saisie et la mise en page de vos emails). Vous pouvez paramétrer cette option par défaut dans les Paramètres > Préférences > Affichage des messages.
  • Choisir la priorité du message, afin d'indiquer à votre destinataire si votre message est urgent ou non.
  • Demander un accusé de réception ou une notification d'état de distribution.
  • Si vous demandez un accusé de réception, votre destinataire verra un message apparaître lors de la réception de l'email, il devra alors cliquer sur un bouton pour vous informer qu'il a bien reçu votre message.
    Si vous demandez une notification d'état de distribution, vous recevrez automatiquement un message vous informant que le email est bien arrivé dans la boîte mail de votre destinataire.

  • Choisir l'endroit où vous souhaitez enregistrer ce message. Par défaut, il est enregistré dans « Messages envoyés ».

Insérer une signature :

cf paramètres/identité

Paramètres

Paramètres du compte

Pour accéder aux paramètres de votre compte, il vous suffit de cliquer sur l'engrenage en haut à droite dans la barre de menu noire.


Préférences :

  • Dans l'interface utilisateur, vous pouvez modifier des éléments tels que la langue, l'heure, la date ou encore le thème de l'interface.
  • Dans vue du courrier, vous pouvez paramétrer le nombre d'emails que vous souhaitez afficher par page ou encore choisir de ne pas afficher le panneau d'aperçu c'est-à-dire que vos emails s'ouvriront dans un nouvel onglet.
  • Dans affichage des messages, vous pouvez choisir d'afficher les messages en HTML.
  • Dès qu'un message est supprimé, vous pouvez choisir l'affichage du message suivant automatiquement.
  • Dans écriture des messages, vous pouvez choisir de composer vos messages au format HTML, choisir d'enregistrer vos brouillons automatiquement, toujours demander un accusé de réception ou une notification d'état de distribution ou encore choisir de ne pas citer le message d'origine lorsque vous répondez à un email reçu.
  • Dans carnet d'adresse, vous pouvez paramétrer différentes options d'affichage de vos contacts, tel que la colonne de tri ou encore choisir le carnet d'adresse à utiliser par défaut si vous en possédez plusieurs.
  • Dans dossiers spéciaux, vous pouvez définir vous même où placer les emails considérés comme Brouillons, Messages envoyés, messages Indésirables ou encore Corbeille.
  • Dans paramètres du serveur, vous pouvez choisir d'afficher les messages supprimés, de marquer les messages comme lus lorsque vous les supprimez ou encore de vider la corbeille à chaque déconnexion.

Comment remédier aux problèmes de suppression d'email ?
Vous ne recevez plus les e-mails que l'on vous envoie, et vous ne pouvez plus en envoyer non plus. Votre boîte mail est pleine. Vous voulez supprimer des e-mails afin d'en recevoir de nouveaux, cependant lorsque vous les supprimez un message d'erreur s'affiche et vous empêche de supprimer les messages que vous avez sélectionné.

Comprendre ce qu'il se passe
Lorsque vous supprimez un email, vous ne le supprimez pas définitivement. En effet, il est d'abord envoyé à la corbeille. Mais dans le cas où votre boite mail est déjà pleine, vous ne pouvez plus copier ce message dans la corbeille, c'est pour cela que vous voyez apparaître le message d'erreur.

Comment éviter que ce problème se produise ?
Cliquez sur « Paramètres », « Préférence », puis sur « Paramètres du serveur ». Cochez la case « Lorsque le déplacement des messages à la corbeille échoue, supprimez-les ». Vous pouvez maintenant supprimer vos emails à tous moments, même lorsque votre boîte mail est pleine.


Dossiers :

Voir « autres options de mise en page »

Identités :

Mettre en place une signature mail

Vous pouvez mettre en place une signature, qui apparaîtra de manière systématique à la fin de chacun de vos emails envoyés.
Sélectionnez l'adresse email à partir de laquelle vous souhaitez insérer une signature.

Vous pouvez remplir plusieurs informations :

  • Nom à afficher : il s'agit du nom que vos destinataires verront apparaître
  • Courriel : il s'agit de votre adresse email
  • Organisation : vous pouvez y renseigner le nom de votre société par exemple
  • Répondre à : si vous souhaitez que votre correspondant réponde à une autre adresse email que celle avec laquelle vous lui avez envoyé votre message, inscrivez cette nouvelle adresse dans cette case
  • Cci : vous permet de mettre une adresse email en copie cachée pour tous vos envois d'emails.
  • Paramètres par défaut : vous avez créé plusieurs identités et vous souhaitez mettre celle ci par défaut pour tous vos envois.
  • Signature : vous pouvez personnaliser le pied de page de vos emails avec par exemple votre nom, votre poste, l'adresse de l'entreprise …
  • Signature HTML : vous souhaitez que votre signature soit compatible avec les messageries de vos destinataires qui paramètrent leur boîte mail en HTML.


  • Pour insérer une signature avec image , il est nécessaire que l'image soit hébergée sur un serveur. Il faut avoir coché la signature HTML, et sélectionner le carré HTML (au dessus de la liste déroulante du choix de la taille de la police). Une nouvelle fenêtre va s'ouvrir, insérez le code suivant : <img src="url-de-votre-image- hébergée" border="0" alt="texte-si-mon-image-ne-s-affiche-pas" />". Cliquez sur « Mettre à jour » pour valider vos modifications.
    Pour que votre image apparaisse, il est nécessaire que vos messages soient en HTML par défaut. Pour cela, allez dans « Paramètres », « Préférence » puis « Ecriture des message ». Sélectionnez « toujours » dans « composer un message au format HTML ».
  • Vous pouvez alors personnaliser votre signature grâce à différentes options telle que la mise en italique, en gras ou encore le choix de la police.

    N'oubliez pas d'enregistrer vos modifications avant de quitter la page.
  • Vous pouvez créer une nouvelle identité ainsi qu'une nouvelle signature. Cette option est très utile si vous souhaitez ne gérer qu'une seule boîte mail, vous pouvez ainsi envoyer des emails de la part d'un autre compte email, sans vous déconnecter de votre adresse email.

Pour cela, dans Identités, cliquez sur le « + » en bas de page.

  • Nom à afficher : il s'agit du nom que vos destinataires verront apparaître
  • Courriel : il s'agit de votre deuxième adresse email (appelé « autre compte » précédemment)
  • Organisation : vous pouvez y renseigner le nom de votre société par exemple
  • Répondre à : notez ici votre adresse email principale
  • Pour les autres champs, référez vous plus haut (paragraphe identité)

Mot de passe :

Vous pouvez changer vous même votre mot de passe. Pour cela, il vous suffit de renseigner votre mot de passe actuel, puis de renseigner deux fois votre nouveau mot de passe.

Spam :

Vous pouvez paramétrer différents options pour éviter les spams.

Filtres :

  • Anti-virus : vous pouvez définir l'ordre d'exécution des règles pour le filtre et aussi ajouter autant de règles que vous le souhaitez en cliquant sur le « + », a droite sur la ligne. Vous pouvez également choisir les actions du filtre, comme refuser le message ou le déplacer automatiquement.
  • Anti-spam : même principe que pour l'antivirus.
  • Vous pouvez également gérer vous même vos messages d'absence. Pour cela, il vous suffit de créer un nouveau filtre en cliquant sur le « + » en bas de la colonne des filtres. Choisissez alors les règles et les actions du filtre. Vous pouvez activer ou désactiver le filtre à tout moment, ce qui est utile pour les absences régulières comme pour les personnes en mi-temps.

Mon carnet d'adresses

Carnet d'adresses

Cliquez sur l'icône « Carnet d'adresse » en haut à droite dans la barre de menu noire.

Gérer les groupes de contact :

  • En cliquant sur le « + » en bas de la colonne de gauche appelée Groupes, vous pouvez créer un nouveau groupe de contacts.
  • Une fois le groupe créé, vous pouvez le paramétrer en cliquant sur l'engrenage à coté du « + ». Vous pouvez alors renommer ou supprimer le groupe.

Ajouter des contacts :

  • En cliquant sur le « + » en bas de la deuxième colonne de gauche appelée Contact, vous pouvez créer un nouveau contact.
  • Pour créer un nouveau contact au sein d'un groupe, il suffit de sélectionner au préalable le groupe dans lequel vous souhaitez que le contact apparaisse.
  • Après avoir cliqué sur le « + », 4 zones différentes sont à remplir :
    • Partie du haut, dans laquelle vous pouvez renseigner différents éléments tels que nom, prénom ou entreprise, grâce à la liste déroulante « ajouter un champ ». Vous pouvez également ajouter une image à votre contact en cliquant sur « ajouter » juste en dessous de la zone d'image. Vous pourrez, par la suite, modifier l'image en cliquant sur «remplacer ».
    • Partie Propriétés, dans laquelle vous pouvez renseigner l'adresse email, le numéro de téléphone …
    • Partie Informations personnelles, où vous pouvez renseigner des données personnelles sur votre contact
    • Partie Notes, où vous pouvez ajouter toute sorte de commentaires

    Une fois votre contact enregistré, vous pouvez vérifier et modifier les informations en cliquant sur son nom dans la liste. Un contact ayant été ajouté à un groupe peut en être retiré en cliquant sur l'icône en bas de la colonne des contacts (personnages avec « - »).

    • Vous pouvez également exporter votre carnet d'adresses, afin de récupérer l'ensemble des contacts de votre webmail Roundcube. Pour cela, cliquez sur « Exporter » dans la barre de menu grise en haut. Un fichier rcube_contacts.vcf est alors généré, vous pouvez ensuite le télécharger.
    • Vous pouvez importer votre carnet d'adresse, si vous aviez l'habitude de gérer vos adresses mail avec un autre logiciel et que vous avez réussi à exporter votre carnet d'adresse. Cliquez alors sur « Importer », dans la barre de menu grise en haut. Le seul format autorisé pour l'import est l'extension .vcf, mais les formats de données vCard et CSV (champs séparés par une virgule) sont supportés. Une nouvelle page apparaît alors, cliquez sur « parcourir » pour sélectionner votre fichier. Vous pouvez choisir de l'ajouter à votre carnet d'adresses déjà créé sur Roundcube, ou de le remplacer. Cliquez sur « Importer », une nouvelle page apparaît, vous résumant ce qui a été effectué, cliquez sur « Terminé » pour revenir à votre carnet d'adresses.

Gestion du quota

Quota Webmail

Attention: La gestion du quota concerne uniquement les comptes mails avec une configuration IMAP

L'indication du quota actuel de la boite mail se trouve en bas à gauche sur le Webmail, il est indiqué en pourcentage. Le quota alloué par défaut et est 2Go, mais en fonction du contrat il peut être changé. Lorsque votre quota atteint 80% d'utilisation vous recevrez un premier mail pour vous prévenir, lorsqu'il atteindra 95% un second mail vous sera envoyé. Lorsqu'il atteint 100%, il est alors impossible d'envoyer ou de recevoir un mail, c'est pour cela qu'il est important de gérer correctement sont quota pour ne pas arriver à ce type de problème.

La première chose à effectuer, est de faire le nettoyage dans ses mails, supprimer tous les messages inutiles, dans un second temps est de faire le ménage dans les différents répertoires :

  • Junk / Spam / Pourriels
  • Message Envoyés / Sent
  • Corbeille

Les noms des répertoires peuvent être différents en fonction du client mail utilisé (Outlook, Thunderbird, Mail) qui nomme ou renomme par défaut

Une fois vos mails supprimés, ils sont déplacés dans la corbeille il est donc important de 'vider' la corbeille comme vous le faite sur votre ordinateur pour libérer l'espace disque Une fois ceci fait, vous devez vous deconnecter-reconnecter du webmail pour actualiser votre quota.


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